a munkavállalói kézikönyv részeként (munkavállalók és vállalkozók számára)
Üdvözöljük az Adecco Kft-nél! Várakozással tekintünk az Önnel történő munkavégzés elé, hogy segítsük karrierjének előbbre vitelét. Amint arra Ön is számíthat, szolgáltatásaink megfelelő nyújtása érdekében gyűjtjük és felhasználjuk az Önre vonatkozó adatokat.
Az Adecco elkötelezett az adatvédelem és a magánélet tisztelete mellett. Ez az adatvédelmi nyilatkozat a kezelt adatokkal kapcsolatos adatvédelmi jogokat ismerteti, illetve a magánélet védelmében tett intézkedéseket ismerteti. Tudjuk, hogy a nyilatkozat hosszú, ennek ellenére figyelmesen olvassa el. Az alábbi tárgymutatóból egyenesen a kívánt részre lehet lépni, ha ezt szeretné.
Tárgymutató
Egyes tisztázandó fogalmak
Milyen személyes adatok gyűjt és használ fel a vállalat?
Milyen személyes adatokat gyűjtünk Önről?
Mit mond a jog erről?
Át kell adnia a kért személyes adatokat?
Személyes adatait teljesen emberi beavatkozás nélkül kezeljük?
Meddig tárolják személyes adataimat?
Továbbítjuk személyes adatait harmadik személyeknek?
Továbbítjuk adatait az Európai Unión kívülre?
Milyen jogok illetik meg?
Monitoring
Mi a helyzet az adatbiztonsággal az Adecco rendszereinek használatakor?
Hogyan léphet velünk kapcsolatba?
Hogyan kezeljük e Nyilatkozat módosításait?
Egyes tisztázandó fogalmak
Először is egyértelművé kell tenni, hogy ebben a nyilatkozatban egyes szavakat milyen értelemben használunk.
Nyilvánvalónak tűnhet, de ebben az esetben önt az „Ön” jelöli.
Ha egyes szám első személyben írunk vagy a „Vállalat”-ról van szó, az alatt az Adecco Kft. céget értjük. Székhelyünk címe: 1134 Budapest, Váci út 45. G. ép. 7. em. A Vállalat az Adecco csoport, a világ legnagyobb humánerőforrás-szolgáltatójának tagja. Különféle tagvállalatain és üzletágain keresztül az Adecco csoport számos HR (Humán erőforrás) tevékenységet végez, ilyen a személyzet biztosítása, munkaerő-kölcsönzés, bérszámfejtési szolgáltatások, toborzás és kiválasztás, tesztelési megoldások, pályamódosítás, tehetségfejlesztés, képzés & oktatás, újbóli elhelyezkedés és nemzetközi mobilitás („Tevékenységeink”).
Tevékenységeinek ellátásához a Vállalat több informatikai rendszert használ. Egyes esetekben a Vállalat Önkiszolgáló Portált („Portál”) biztosít a jelölteknek/alkalmazottaknak. A Portál lehetővé teszi, hogy Ön frissíthesse saját adatait, így elérhetőségét és banki adatait, és amennyiben valamelyik ügyfelünknek dolgozik, a ledolgozott órák számát.
Végül ez a nyilatkozat emberekre, azaz Önre és családjára vonatkozó adatokról szól. Tartalmazza az Ön adatait, de az Önre vonatkozó és az Ön áltla formált véleményeket is („Focirajongó vagyok”, például). Nem a Vállalatra vonatkozó adatokról szól (noha ez a kettő néha átfedi egymást). Az ilyen típusú adatokat időnként „Személyes adatnak” vagy „személyes azonosítást lehetővé tevő adatnak” nevezik. Ebben a nyilatkozatban a „személyes adatok” formát használjuk.
Milyen személyes adatok gyűjt és használ fel a vállalat?
A vállalat által rendszerint gyűjtött személyes adatok körébe tartozik a teljesség igénye nélkül:
- az Ön neve, születési helye és ideje, elérhetőségei és végzettségei (oktatás, tanfolyamok és szakmai gyakorlatok), és az önéletrajzban említett más adatok;
- ha a Portálra LinkedIn vagy más közösségi média fiókon keresztül lép be: az Ön profiladatai;
- ha Ön lép kapcsolatba velünk, a levelezésről esetenként nyilvántartást vezetünk.
- az Önre vonatkozó vélemények azon alkalmazottaktól és harmadik személyektől, akikkel vagy akik számára Ön dolgozott, és más értékelési adatok; amennyiben Ön ad visszajelzést másokról, rendszerint ezt is megőrizzük és ez is Önre vonatkozó személyes adat (ez végül is az Ön véleménye);
- személyes adatokat gyűjthetünk rendszereink használatakor, (a teljesség igénye nélkül) ideértve az IP-címet, böngészőt, időbélyeget, országforgalmi adatokat, helymeghatározó adatokat, webnaplókat és más kommunikációs adatokat, valamint az elért erőforrásokat. Ezek az adatok megkönnyítik rendszereink jövőbeli használhatóságát;
- fogyatékosságára vonatkozó adatok és az Ön számára a munkahelyen szükséges kiigazítások;
- amikor munkába áll a vállalatnál, gyűjtjük a következőket is:
- az Ön neme, állampolgársága, személyazonosító okmányainak másolata, lakcímkártya, a munkavégzés helyére vonatkozóan munkavégzési jogot igazoló iratok (vízumok, munkavállalási engedélyek, stb.);
- bérszámfejtési adatok, így az Ön bankszámlájának adatai, társadalombiztosítási száma, adószáma és hivatkozási számai, az Ön díjazására, fizetésére és juttatásaira vonatkozó adatok, és az Ön által a fizetésből és díjazásból levonni kért összegek adatai (mint a szakszervezeti díjak vagy egyházadó);
- jelenléti nyilvántartás, projektek időráfordítása, képzés, előléptetések, vizsgálatok és fegyelmi ügyek;
- arra vonatkozó adatok, hogy informatikai rendszereinket és helyiségeinket miként használja (ideértve a zárt láncú videokamerákat és beléptető rendszereket);
- az Ön által eltartottak, illetve rokonai adatai;
- utazási információ (utazási adatok, hitelkártyaadatok, útlevélszám, kiadások) az utazási tárgyú összes tevékenység letárgyalása, megszervezése és beszerzése (például repülőjegy-, vonatjegy, szálloda és autóbérlés foglalás) és az utazási költségek megtérítése céljából;
- fényképek és videofelvételek az Ön részvételével zajló képzésekről vagy hasonló alkalmakról (ahol Önnek lehetősége van a fénykép vagy videofelvétel készítése ellen tiltakozni); valamint
- egyes esetekben gyűjtünk különleges személyes adatokat (pl. az Ön egészségi állapotára vonatkozó adatokat).
Milyen személyes adatokat gyűjtünk Önről?
A vállalat személyes adatokat az alábbi célból gyűjt és kezel:
- rendszereink/folyamataink fejlesztése és tökéletesítése; ez főként új informatikai rendszerek és folyamatok esetében fordul elő, hogy az Ön adatait fel lehessen használni az említett új informatikai rendszerek és folyamatok tesztelésére, ha a mesterséges adatok nem tudják teljes mértékben az új informatikai rendszer működését bemutatni;
- tanulmányok és statisztikai és analitikai kutatás lefolytatása, például a vezetők ügyfeleinkhez történő kiközvetítése eredményességének az egyes üzleti szektorok és földrajzi területek szerinti összehasonlítása, és az azonosított eltéréseket esetlegesen befolyásoló tényezők azonosítása;
- harmadik személyek részére történő adatszolgáltatás (lásd később);
- adott esetben jogszabályi kötelezettség teljesítése;
- amikor Ön a Vállalatnál munkába áll, a munkaadói vagy (magánszemély vállalkozók esetében) megrendelői feladataink teljesítése; valamint
- amikor Ön a Vállalatnál munkába áll
- a munkaszerződése vagy megbízási szerződése, illetve a munkaviszonyra és közöttünk lévő más szerződéses jogviszonyra vonatkozó szerződés betartása;
- általánosságban a tehetségek nyilvántartásának és kezelésének javítása (munkaerő-elemzés céljára is);
- más humánerőforrás-tevékenységek folytatása (ideértve a munkamenet irányítását, hiányzások kezelését, képzést/emberekkel való bánásmódot, költségek irányítását és a fegyelmi eljárásokat);
- azon részvények és egyéb eszközök kezelése, amelyekre Ön jogosult lehet;
- az emberek, telephelyek, rendszerek és eszközök biztonságának javítása és védelme;
- belső szabályzatok és eljárások betartásának monitorozása;
- a kommunikáció és az Adecco csoport által használt más rendszerek irányítása (ideértve a belső elérhetőségek adatbázisait);
- incidensek és panaszok kivizsgálása és azokra történő reagálás;
- a rendőrség, kormányzati vagy szabályozó szervek által folytatott vizsgálatok során a kötelezettségek és jogok betartása és együttműködés;
- képzéseken készült fényképek és videofelvételek esetében a képzés megtörténtéről és tartalmáról való belső beszámolás (például belső frissítések során), és a hasonló rendezvények belső és külső népszerűsítése; vagy
- a vállalkozás vagy a vállalat egészét vagy egy részét érintő olyan potenciális vagy tényleges adásvételben vagy közös vállalkozásban való részvétel, amelyben az Adecco csoport valamelyik tagvállalata részt kíván venni.
Mit mond a jog erről?
A jogszabály előírja számunkra, hogy az Önről tárolt adatok kezelésének jogszabályban rögzített oka legyen.
Amennyiben Ön az Adeccónal vagy azon keresztül dolgozik, a személyes adatok e célokból történő kezelése olyan adatkezelési okon alapul, mint az érintett által kötött esetleges szerződés teljesítése (1. és 5-7. cél), a jogi vagy szabályozói kötelezettség teljesítéséhez szükséges adatkezelés (5-7. cél), illetve az adatkezelés az Adecco azon jogos érdekében szükséges, hogy anélkül gyakorolhassa saját és alkalmazottai vállalkozás folytatására vonatkozó alapvető jogát, hogy ez indokolatlanul érintené az Ön érdekeit vagy alapvető jogait és szabadságait (1-4. és 7. cél). Amikor az adatkezelés az Adecco jogos érdekében szüksége, biztosítjuk, hogy az adatkezelés olyan módon történjen, hogy jogos érdekeink jelentősebbek a magánszemély érdekeinél. Más okból csak az Ön hozzájárulásával kezelünk személyes adatot (további adatkezelési ok).
Át kell adnia a kért személyes adatokat?
Személyes adatainak átadása ahhoz szükséges követelmény, hogy Önnel szerződést köthessünk vagy azt fenntarthassuk. Ezért Ön köteles megadni részünkre személyes adatait.
Ha nem adja meg személyes adatait nekünk, vagy nem tudjuk fenntartani a munkaviszonyt vagy beszállítói jogviszonyt, de legalábbis nem vehet részt egyes folyamatokban, mint a visszajelzés vagy karrierfejlesztés (ami lehet, hogy az Önnel kötött szerződésünknek sem felel meg).
Személyes adatait teljesen emberi beavatkozás nélkül kezeljük?
Igen. A Vállalat automatizált rendszereket/folyamatokat és automatizált döntéshozatalt (mint a profilalkotás) alkalmaz a kért szolgáltatások Ön és ügyfeleink részére nyújtására. Például amikor ügyfeleink egy munkakörre jelölteket keresnek, automatizált kritériumokkal keresést végezhetünk jelöltlistánkban az előszűrt lista elkészítéséhez.
Meddig tárolják személyes adataimat?
A Vállalat az Ön személyes adatait a munkaviszony megszűnésétől számított több évig tárolhatja (és az adatok típusától függően arra bizonyos körülmények között köteles is). Általában 7 évig őrizzük az adózással és a munkaszerződéssel, pénzügyi kérdésekkel kapcsolatos adatokat (ideértve a bérszámfejtési adatok és kifizetési adatokat, stb.), más személyes adatokat pedig 2 évig. A különleges személyes adatokat csak az ésszerűen szükséges ideig őrizzük.
Továbbítjuk személyes adatait harmadik személyeknek?
Amint fentebb említettük, általában átadjuk az Ön adatait harmadik személyeknek. Ez a fenti célok elérése érdekében történik. Erre a következő körülmények között kerülhet sor:
- Beszállítóink részére. Megbízhatunk például egy beszállítót az adminisztratív és operatív feladatok ellátására, az Önnel fennálló jogviszony támogatására. A beszállító(ka)t szerződéses és más jogi kötelezettségek terhelik az Ön adatainak titokban tartására és az Ön magánéletének tiszteletben tartására, és csak azokhoz az adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre feladatuk ellátásához szükségük van; ezek a beszállítók rendszerint informatikai beszállítók (akik informatikai rendszereinket, köztük az Ön adatai vonatkozásában hoszting és támogatási szolgáltatásokat nyújtanak), ingatlankezelő vállalatok (amelyek épületeink fizikai biztonságáról gondoskodnak, és ezért ismerniük kell Önt, hogy beengedhessék az épületbe), HR vonatkozású szolgáltatók (akik nevünkben a bérszámfejtést vagy a juttatások nyújtását végzik, mint amilyen a vezetők és munkatársak számára szolgáló irodai menza vagy büfé), utazás szolgáltatók (amelyek a vezetők vagy munkatársak utazásait bonyolítják vagy szervezik) vagy háttérirodai pénzügyi és számviteli szolgáltatók (amelyeknek a fizetendő számlák és vevőkövetelések kezeléséhez szükséges lehet a vezetők és munkatársak adatainak kezelése).
- Az Adecco csoport más országbeli tagvállalatai részére. Ezek lehetnek az Európai Unióban vagy azon kívül; a csoport egyes tagjai más-más feladatokat látnak el és ezért az Ön adatai különböző okokból kerülhetnek velük megosztásra:
- az adatokat megosztjuk az Adecco csoport csoport azon tagjaival, amelyek globálisan informatikai feladatokat látnak el az Adecco tagvállalatok számára; ezek az informatikai funkciók Franciaországban, Prágában és Amszterdamban találhatóak
- az adatokat megosztjuk az Adecco csoport svájci központi irodájával munkaerő-tervezés, költségvetés-készítés és visszajelzés céljából; ezeket az adatokat a központi iroda felhasználhatja arra is, hogy új lehetőségeket kínáljon fel Önnek az Adecco csoporton belül vagy ügyfelekkel.
- az adatokat megosztjuk továbbá az Adecco kapcsolt vállalkozásaival világszerte, amennyiben Ön jelezte érdeklődését az adott piacon lévő lehetőségek iránt, vagy az Adecco csoport tagvállalatai szerint az Ön különleges készségei az adott piacon keresettek vagy hasznosak. A csoport működésével lefedett országok listája a webhely „ország kiválasztása” lehetőség alatt érhető el, a www.adecco.com címen.
- Ügyfeleinknek/jövőbeli munkaadóknak: megosztjuk az Ön adatait azon ügyfeleinkkel, akik az Ön érdeklődésére számot tartó állásokat/megbízásokat kínálnak vagy akik érdeklődnek az Ön profilja iránt, kollégák esetében erre ügyfeleknél végzett helyszíni munka esetében kerülhet sor. Őket irányunkban és Ön felé is szerződéses és más titoktartási kötelezettségek terhelik az Ön adatai tekintetében;
- Megosztjuk az Ön adatait kormányzati szervekkel, rendőrséggel, szabályozó szervekkel vagy bűnüldöző szervekkel, ha megítélésünk szerint ez jogszabályi kötelezettségünk vagy erre felhatalmazásunk van, illetve ez helyénvaló; valamint
- Az összeolvadás, szétválás, szolgáltatóváltás vagy más üzleti tranzakció keretében végzett átvilágítás (vagy a végrehajtás) részeként előfordulhat, hogy közölnünk kell az Ön adatait a leendő eladóval vagy vevővel, az új szolgáltatóval és azok tanácsadóival.
Továbbítjuk adatait az Európai Unión kívülre?
Az Ön adatainak továbbítása és feldolgozása történhet egy vagy több, az Európai Unióban vagy azon kívül található országban. A csoport működésével lefedett országok teljes listája a webhely „ország kiválasztása” lehetőség alatt érhető el, a www.adecco.com. címen.
Csak olyan EU-n kívüli országba továbbítunk felhasználói adatok, amely az Európai Bizottság véleménye szerint megfelelő védelmi szintet nyújt a felhasználónak (ezen országok listája itt érhető el: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.htm), vagy ahol az Adecco csoport megfelelő biztosítékokat rendszeresített a felhasználói adatok védelmének biztosítására (amihez rendszerint az Európai Bizottság által jóváhagyott adattovábbítási mintaszerződéseket használjuk, ezek az alábbi címen érhetőek el: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/transfer/index_en.htm)
Milyen jogok illetik meg?
- A felhasználói személyes adatokhoz való hozzáférés és azokról másolat kérésének joga:
Ön jogosult annak igazolását kérni, hogy bármely személyes adatát kezeljük. Amennyiben igen, hozzáférhet személyes adataihoz, és az azok feldolgozása módjára vonatkozó egyes információkhoz. Egyes esetekben kérheti tőlünk adatainak elektronikus másolatát. Ha van önkiszolgáló rendszer, nyomatékosan javasoljuk annak használatát és a frissítések saját kezű elvégzését.
- A felhasználói személyes adatok kijavításának joga:
Ha igazolni tudja, hogy az Önre vonatkozóan tárolt valamely személyes adat helytelen, kérheti az adatok frissítését vagy ennek hiányában azok törlését. Ha van önkiszolgáló rendszer, nyomatékosan javasoljuk annak használatát és a frissítések saját kezű elvégzését.
- Az elfeledtetéshez való jog vagy a törléshez való jog:
Ha más okból az adatokat nem kell megőriznünk vagy kezelnünk, kérheti az adatkezelés megszüntetését vagy korlátozását vagy a személyes adatok törlésé (minden adat vagy egyes adatok tekintetében).
- Tiltakozás joga
Amennyiben az Ön adatainak a vállalat általi kezelése a vállalat jogos érdekén alapul (és más adatkezelési ok nem áll fenn) vagy direkt marketinghez kapcsolódik, jogosult az adott helyzetre utalással adatainak a vállalat általi kezelését megkifogásolni.
Ha bármelyik jogot gyakorolni kívánja, küldjön e-mailt az adecco.globalprivacy@adecco.com címre
Amikor e-mailben kéri e jogok gyakorlását, azt megelőzően a Vállalat felkérheti Önt személyazonosságának igazolására.
Végül Ön jogosult a lakóhelye vagy munkahelye szerint illetékes adatvédelmi hatóságnál panaszt benyújtani, ha úgy véli, hogy adataival kapcsolatban probléma merült fel.
Végzünk bármiféle monitoringot?
Az Adecco a jogszabályban megengedett mértékig fenntartja a jogot az informatikai rendszereiben tárolt vagy feldolgozott adatok elérésének, felhasználásának és tartalmának ellenőrzésére, monitorozására és nyilvántartására. Ezt a fenti d)-h) pont szerinti célból tesszük, de külön kiemeljük ezt a pontot, hogy Ön tisztában legyen azzal, hogy a munkahelyi rendszerek használata monitorozható.
Mi a helyzet az adatbiztonsággal az Adecco rendszereinek használatakor?
Ön felel az Adecco rendszerekbe való bejelentkezési adatainak, különösen a tőlünk kapott vagy választott jelszó biztonságáért. Ezek a bejelentkezési azonosítók saját használatra szólnak. Azonosítóit vagy fiókadatait mással nem oszthatja meg.
Hogyan léphet velünk kapcsolatba?
Ha az adatvédelmi nyilatkozattal kapcsolatban kérdései vagy aggályai vannak, vagy bővebben érdekli adatai védelmének mikéntje (például ha azokat Európán kívülre továbbítjuk, vagy a vállalati adatvédelmi felelőssel szeretne kapcsolatba lépni, küldjön e-mailt az adecco.globalprivacy@adecco.com címre. Megkeresheti a helyi adatvédelmi felelőst is ezen a címen: adatvedelem@adecco.hu
Hogyan kezeljük az adatvédelmi tájékoztató nyilatkozat módosításait?
E nyilatkozat feltételei időnként megváltozhatnak. A nyilatkozat minden lényeges megváltozásáról megfelelően értesítjük a felhasználót, vagy ezen a webhely vagy pedig a felhasználó más kommunikációs csatornán történő értesítésével.
Az Adecco csoport
